Automatisierung ist in aller Munde – und das aus gutem Grund. Denn es ist nicht nur ermüdend, immer wieder die gleiche Aufgabe zu wiederholen. Es kostet auch Zeit, die Sie besser nutzen können. Technische Redakteure können ein Lied davon singen: Automatisierung kann auch Ihre Arbeit um ein Vielfaches vereinfachen. Beispielsweise wenn Sie mit Word Makros arbeiten – eine Funktion, von der die meisten Leute nicht einmal wissen, die jedoch unglaublich wertvoll ist. Wir zeigen Ihnen daher heute, wie Sie im Word Makros ganz einfach selbst erstellen und in Ihren Workflow integrieren können.
Word Makros – was ist das?
Word Makros sind winzige Programme, die bestimmte Verhaltensweisen abbilden und es Ihnen ermöglichen, sich wiederholende Aufgaben automatisch zu erledigen und somit viel Zeit zu sparen. Möglicherweise verwenden Sie sie bereits, ohne sich dessen bewusst zu sein, indem Sie Strg+C drücken, um etwas zu kopieren, und Strg+V, um das Kopierte einzufügen. Jedes vordefinierte Tastaturkürzel ist ein Makro.
Wofür brauche ich Word Makros?
Makros sind eine gute Möglichkeit, bei regelmäßigen Aufgaben Zeit zu sparen. Denn damit lässt sich eine Reihe von Befehlen und Anweisungen, die normalerweise zur Ausführung einer Aufgabe erforderlich sind, in einem einzigen Befehl zusammenfassen.
Im Wesentlichen können Sie die meisten Dinge, die Sie in Word tun, über Word Makros automatisieren. Zum Beispiel, wenn Sie ein bestimmtes Bild oder Logo einfügen möchten, können Sie dies mithilfe eines Makros schnell und einfach per Klick oder Tastaturkombination ausführen. Oder wenn Sie regelmäßig Tabellen für einen Bericht verwenden, die nur wenig variieren. Erstellen Sie ein Makro, das die Tabelle mit der von Ihnen gewünschten Anzahl von Spalten und Zeilen einfügt – und zwar ganz einfach per Klick immer und immer wieder.
Eine weitere großartige Makro-Anwendung ist das Suchen und Ersetzen. Ein einzelnes Wort zu ersetzen mag ein überschaubarer Aufwand sein. Aber wenn es sich um mehrere Wörter handelt, müssen Sie dieselbe Aufgabe für verschiedene Wörter mehrmals ausführen. Führen Sie stattdessen ein Makro mit einer Liste von Wörtern aus, die Sie häufig verwenden, und alle Wörter in dieser Liste werden im Dokument hervorgehoben.
Word Makros können auch helfen, Ihre Technische Dokumentation stilistisch zu verbessern. Erstellen Sie sich etwa ein Makro, das lange Sätze hervorhebt, übermäßig verwendete Wörter aufzeigt oder überflüssige Phrasen wie „sicher“ oder „sehr“ markiert. Diese Funktion ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie Ihre Anleitungen übersetzen lassen, weil sie nicht nur die Qualität des Dokuments verbessert, sondern auch Übersetzungskosten spart.
Makros hinzufügen – so funktioniert’s
Zunächst kurz ein paar technische Grundlagen zum Verständnis:
Word speichert Makros in speziellen makroaktivierten Dokumenten und Vorlagen. Die Formaterweiterungen dieser Word-Dateitypen sind „docm“ und „dotm“.
- In einem „docm“-Dateityp gespeicherte Makros sind nur für dieses spezielle Dokument verfügbar.
- In „dotm“-Vorlagendateien gespeicherte Makros können für alle Dokumente verfügbar sein, die die Vorlage verwenden.
Die Normal-Vorlage von Word ist global, darin gespeicherte Makros sind also für alle Dokumente verfügbar.
Schritt für Schritt zum eigenen Word Makro
Um ein Makro selbst zu schreiben oder hinzuzufügen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Aufzeichnen eines Makros mit einer Schaltfläche: Damit ist Ihr aufgezeichneter Befehl später per Klick abrufbar.
- Aufzeichnen eines Makros mit einer Tastenkombination: Ihre erstellte Anweisung erfolgt mithilfe einer Kombination bestimmter Tasten.
- Erstellen eines Makros von Grund auf mit Visual Basic for Applications (VBA): In diesem Programmiertool können Sie eigene Skripte für Makros schreiben. Einfacher ist es jedoch, vorhandene Makros zu finden und zu optimieren. Das Internet hält unzählige Vorlagen bereit, die Sie auch auf Ihre eigenen Wünsche anpassen können.
Sehen wir uns dies im Folgenden genauer an.
Makro für Schaltfläche erstellen
Wenn Sie Aufgaben haben, die sich häufig wiederholen, können Sie für diese eine Schaltfläche erstellen. Damit fassen Sie einzelne Arbeitsschritte zusammen und machen Sie später auf einen Klick abrufbar. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
1. Makro-Aufzeichnung starten: Klicken Sie in der Registerkarte „Ansicht“ auf „Makros“ und wählen Sie im Dropdown-Menu „Makro aufzeichnen“. Das Dialogfeld öffnet sich.
2. Makro benennen: Vergeben Sie im Feld „Makroname:“ einen eindeutigen Namen für Ihr Makro. Der Name muss mit einem Buchstaben beginnen. Leerzeichen, Punkte oder Sonderzeichen sind nicht gestattet. Einzige Ausnahme: der Unterstrich. Achten Sie auch darauf, keinen bereits verwendeten Namen zu vergeben.
3. Globale Vorlage erstellen: Ändern Sie im Feld „Makros speichern in:“ mit dem Pfeil nach unten den Wert in „Alle Dokumente (Normal.dotm)“. Damit wird das Makros für all Ihre Dokumente nutzbar.
4. Schaltfläche erstellen: Klicken Sie auf das Feld „Schaltfläche“, damit Sie ihr Makros später ganz einfach per Klick abrufen können. Ein neues Fenster „Word-Optionen“ öffnet sich.
5. Schaltfläche hinzufügen: Klicken Sie in der linken Spalte Ihren soeben erstellten Makronamen an und wählen Sie „Hinzufügen“. Er erscheint nun in der rechten Spalte. Unter der Spalte klicken Sie auf „Ändern“, um ein eigenes Symbol für Ihr Makro auszuwählen. Dieses erscheint später in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
6. Aufzeichnung durchführen: Haben Sie alle Einstellungen getätigt und auf „OK“ geklickt, startet Ihre Makro-Aufzeichnung. Das heißt, Word zeichnet nun jeden Ihrer Klicks und Tastenanschläge auf und fasst sie zu einem Befehl zusammen. Sind Sie mit Ihrer Aufgabe fertig, klicken Sie wieder unter „Ansicht“ auf „Makros“ und „Aufzeichnung beenden“.
7. Makro verwenden: Ihr Word Makro erscheint nun als Schaltfläche in der Symbolleiste. Klicken Sie darauf, um es auszuführen.
Makro für Tastenkombination erstellen
Um ein neues Word Makro für eine Tastenkombination zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Makro-Aufzeichnung vorbereiten: Wiederholen Sie Schritt 1 bis 3 aus der Schaltflächen-Anleitung oben.
2. Tastaturkombination erstellen: Klicken Sie auf das Feld „Tastatur“ und geben Sie im Feld „Neue Tastaturkombination“ Ihre gewünschte Kombination von Tasten ein. Checken Sie unbedingt, dass Ihre gewählte Kombi noch nicht vergeben ist. Sobald Sie eine Kombination eingeben, erscheint ein Feld „Derzeit zugewiesen“ mit dem aktuell zugeordneten Befehl.
3. Zuordnen und aufzeichnen: Mit einem Klick auf „Zuordnen“ beginnen Sie die Aufzeichnung Ihres Makros. Word zeichnet auch hier alle Klicks und Tastenanschläge auf.
4. Aufzeichnung abschließen: Haben Sie Ihren Befehl fertig ausgeführt, stoppen Sie Ihre Aufzeichnung unter > Ansicht > Makros > Aufzeichnung beenden. Ihr Word Makro ist nun erstellt und kann unter der festgelegten Tastenkombination verwendet werden.
Makro mit VBA-Script erstellen
Möchten Sie umfangreichere Befehle als Word Makros speichern, dann empfiehlt sich die Programmierung via VBA. Gehen Sie dafür wie folgt vor:
1. Makro-Dialogfeld öffnen: Gehen Sie auf die Registerkarte „Ansicht“ zum Dialogfenster „Makros“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination Alt + F8 drücken. Dadurch wird das Makro-Dialogfeld direkt geöffnet. Wenn Sie bereits Makros installiert haben, erscheinen diese im Dialogfeld in alphabetischer Reihenfolge.
2. Globale Vorlage erstellen: Ändern Sie im Feld „Makros speichern in:“ mit dem Pfeil nach unten den Wert in „Alle Dokumente (Normal.dotm)“.
3. Makro benennen: Geben Sie nun in das Feld „Makroname:“ einen eindeutigen Namen für Ihr neues Makro ein. Doppelte Namen sind nicht erlaubt. Der Name muss mit einem Buchstaben beginnen. Leerzeichen, Punkte oder Sonderzeichen sind nicht gestattet. Einzige Ausnahme: der Unterstrich.
4. Makro erstellen: Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“. Sie werden nun zum Visual Basic Editor von Word weitergleitet. Hier speichert Word die Makros und hier erscheint nun auch ein Platzhalter für Ihre neue Makro-Unterroutine.
5. VBA-Routine erstellen: Fügen Sie das VBA-Code-Skript für Ihr neues Makro zwischen den Anweisungen „Sub“ und „End Sub“ der VBA-Routine ein. Der Begriff „Sub“ ist die Abkürzung für Subroutine. Grüner Text sind Kommentare, sie werden nicht ausgeführt und dienen nur zu Dokumentationszwecken. Alle Kommentarzeilen beginnen mit einem einfachen Anführungszeichen. Bei Bedarf können Sie Kommentare hinzufügen oder entfernen.
6. Speichern: Klicken Sie in der Symbolleiste des Editors auf > Ausführen > Sub/UserForm ausführen, um das Makro anzuwenden. Schließen Sie den VBA-Editor von Word, indem Sie zu Datei > Schließen und Zurück zu Microsoft Word gehen. Ihr Makro wird gespeichert und Sie können es nun mit jedem Word-Dokument verwenden, indem Sie entweder eine Schaltfläche oder ein Tastaturkürzel dafür erstellen.
Fazit: Ein Hoch auf die Automatisierung!
Egal, welche der genannten Varianten Sie verwenden oder ob Sie alle drei Möglichkeiten mixen. Fakt ist: Word Makros erhöhen die Produktivität und ersparen Ihnen eine Menge Tipperei! Sie verbessern die Qualität Ihrer Arbeit und werten damit – Achtung Wortspiel! – nahezu automatisch Ihre Technische Dokumentation auf.
Bildquellen: Pixabay, Docuneers
