Für die Technische Dokumentation Dienstleister zu finden – das kann gar nicht so einfach sein. Aber wir wollen heute einmal aufzeigen, warum es überhaupt sinnvoll ist, die Technische Dokumentation an einen externen Dienstleiter abzugeben. Und worauf Sie bei der Suche nach externen Technischen Redakteuren achten sollten.
Gründe, für die Technische Dokumentation Dienstleister zu finden
Wir wollten diesen Blog-Artikel eigentlich damit beginnen, die Bedeutung der Technischen Dokumentation zu erklären. Aber müssen wir das wirklich tun? Technische Dokumentation ist die Brücke zwischen Ihnen, Ihren Kunden, und dem Wohlstand Ihres Unternehmens. Natürlich ist sie wichtig.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen damit umgehen können und die Technische Dokumentation realisieren. Einige Unternehmen haben eigene Dokumentationsteams, andere schaffen es, die Dokumentation am Laufen zu halten, indem sie Support-Ingenieure, Entwickler und QA in den technischen Schreibprozess einbeziehen. Es gibt noch einen anderen Weg: Outsourcing. Sie können die Technische Dokumentation auch relativ einfach an ein anderes Unternehmen auslagern. Es gibt dafür einige gute Gründe:
Grund 1: Die Qualität – Fachleute machen die Arbeit besser
Wenn ein Unternehmen erst am Anfang seines Lebenszyklus steht, hat es in der Regel kein Dokumentationsteam. Die Dokumentation wird von Entwicklern, Ingenieuren, Maschinenbauern usw. „mit gemacht“. Meist ist das nicht gut. Beim Schreiben der Dokumentation sollte strategisch vorgegangen werden. Wenn Sie Benutzerhandbücher und ähnliches nicht im Voraus planen, wird irgendwann die Zeit kommen, in der Sie das Ganze neu schreiben und umstrukturieren müssen, und das ist eine MENGE Arbeit.
Dies geschieht, weil weder Ingenieure, Entwickler noch Support professionelle Technische Redakteure sind. Sie können zwar Artikel verfassen und strukturieren, aber sie verfügen nicht über die nötigen Fähigkeiten, um eine technische Dokumentation langfristig zu planen. Mit dem Outsourcing engagieren Sie Profis und das ist ein wichtiger Grund, für die Technische Dokumentation Dienstleister zu beauftragen.
Abgesehen von der Strukturierung der Dokumentation wissen Leute, die keine Technischen Redakteure sind, natürlich nicht die viele kleinen Details, die eigentlich keine große Sache sind. So scheint zum Beispiel das Anfertigen eines Screenshots eine einfache Aufgabe zu sein. In Wirklichkeit müssen Sie ein oder zwei Dinge darüber wissen, wie man gute Screenshots macht. Andernfalls können sie sich als irreführend oder völlig nutzlos erweisen.
Zudem sind die Technischen Redakteure der Dienstleister immer auf dem aktuellsten Stand – auch bei rechtlichen Fragen – weil genau das Ihr Job ist und sie die Technische Dokumentation nicht nur nebenbei machen.
Grund 2: Geschwindigkeit – Fachleute erledigen die Arbeit schneller
Wenn Sie für eine Aufgabe Profis engagieren, wird sie in der Regel schneller erledigt. Das gilt für die Reparatur eines Badezimmers genauso wie für die Technische Dokumentation. Außerdem können externe Dienstleister auch gut interne Auftragsspitzen abfangen.
Für Technische Redakteure ist ein fester Workflow der Schlüssel zu einer fehlerfreien technischen Dokumentation. Daher verwenden die meisten Unternehmen, die Dienstleistungen zur Erstellung technischer Dokumentation anbieten, Online-Dokumentationswerkzeuge. Diese Technologien machen ihnen das Leben leichter und Sie erhalten Ihre Benutzerhandbücher schneller.
Grund 3: Sie haben mehr Zeit, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren
Es ist eine schlechte Idee, vorhandene Mitarbeiter aus Ihrem Team mit Aufgaben des technischen Schreibens zu betrauen, nicht nur, weil die Qualität des Benutzerhandbuchs darunter leidet. Es ist aus einem anderen Grund ein sehr fragwürdiger Ansatz. Haben diese Mitarbeiter nicht auch eigene Aufgaben? 🙂 Natürlich können Menschen mit genügend Motivation sehr produktiv sein, aber es kann auf längere Sicht schwierig sein, von einer Sache zur anderen zu springen.
Grund 4: Reduzierte Betriebskosten
Ein ganzes Dokumentationsteam im Unternehmen zu haben, ist eine ziemlich große Sache. Sie müssen ihnen viele Dinge zur Verfügung stellen – Platz im Büro, PCs, Schreibtische, Stühle usw. Dies führt unweigerlich zu zusätzlichen Kosten. Setzen Sie sich hin und rechnen Sie für Ihren speziellen Fall nach. Es könnte sich herausstellen, dass es eine echte Kostenersparnis ist, für das Schreiben von technischen Texten einen externen Dienstleister zu beauftragen.
Grund 5: Neue Vision, frischer Blick
Auch wenn Sie lange Zeit die Technische Dokumentation Inhouse erledigt haben, kann es eines Tages soweit sein, dass Sie das Gefühl haben, dass „es bergab geht“, die Qualität nachlässt, das Team überlastet ist. Eventuell gibt es Beschwerden des Support-Teams, dass selbst sie Schwierigkeiten haben, bestimmte Antworten aufgrund einer schlechten Dokumentationsstruktur zu finden. An diesem Punkt könnten Sie einen Neuanfang in Betracht ziehen.
Die Zusammenarbeit mit einem externen Team von Technischen Redakteuren kann Ihnen eine neue Perspektive auf Ihre Dokumentation eröffnen. Das kann eine andere Herangehensweise an einige Dinge sein oder eine neue Vision davon, wie Themen gruppiert werden sollten. Wenn also die Notwendigkeit einer Neustrukturierung von Benutzerhandbüchern entsteht – wird eine neue Perspektive eine große Hilfe sein.
Schlussfolgerung – Warum Sie für die Technische Dokumentation Dienstleister beauftragen sollten
Natürlich ist das Konzept des Outsourcing nicht für alle Unternehmen gleich attraktiv, da es viele Faktoren zu berücksichtigen gilt. Aber insgesamt kann die Auslagerung viele gute Dinge bringen: Verringerung der Arbeitsbelastung, Einsparung von Geld, Einsparung von Büroraum, Beschleunigung Ihrer Dokumentationsprojekte usw.
Worauf kommt es nun an bei der Auswahl eines Dienstleisters?
genaue Einblicke in die Produktion.
Bei der Auswahl eines Dienstleisters für Ihre Technische Dokumentation sollten Sie sich Zeit lassen und einige wichtige Punkte vorab klären. Schließlich soll – im besten Fall – die Zusammenarbeit über einen längeren Zeitraum gut funktionieren.
Welche Fachkräfte sind im Team des Dienstleisters vorhanden und welche davon brauchen Sie regelmäßig?
Bei den Docuneers arbeiten neben den Technischen Redakteuren auch ein Mediengestalter, ein CE-Beauftragter, Übersetzer und ein Dipl-Technikredakteur.
Wie wichtig ist Ihnen die räumliche Nähe?
Wirklich zwingende Voraussetzungen ist das heutzutage nicht mehr. Die Technischen Redakteure sind in der Regel sehr gut aufgestellt, wenn es um die digitale Ausstattung geht. Sie können problemlos auch aus der Ferne für Sie tätig werden und Ihre Technische Dokumentation erledigen. Hier ist wichtig, wie viel persönlichen Kontakt Sie brauchen für eine gute Kunden-Auftraggeber-Beziehung.
Apropos persönlicher Kontakt: Wichtig ist auch, dass die Chemie stimmt. Kunde und Auftraggeber müssen einfach „miteinander können“ – egal ob von Angesicht zu Angesicht, telefonisch oder digital. Es kann sein, dass die Technischen Redakteure im Prozess immer wieder Fragen haben. Der Kunde sollte sich davon nicht genervt fühlen – sonst wird aus den vielen Vorteilen des Auslagerns schnell ein großer Nachteil.
Wenn Sie all das berücksichtigen, steht einem erfolgreichen Outsourcing eigentlich nichts mehr im Weg.
Foto oben: Gorodenkoff / AdobeStock
Foto unten: ThisIsEngineering / Pexels
