Überbrückung der Distanz durch Webcams
Ein Jahr Pandemie, ein Jahr Homeoffice mit Online Meeting und Co., ein Jahr, in dem auch die Docuneers sich neuen Herausforderungen stellen mussten. COVID-19 hat unser aller (Berufs-)Leben zum Teil gehörig auf den Kopf gestellt. Auch wir konnten unsere Arbeit als Dienstleister der Technischen Dokumentation nicht wie gewohnt fortführen. Keine persönlichen Kundentermine, keine Konferenzen mit Plausch unter Kollegen und auch keine Seminare zum kreativen Austausch der neuesten Trends – zumindest nicht persönlich. Denn glücklicherweise gibt es mittlerweile einige Tools und Plattformen, auf denen wir uns digital austauschen können.
Wir möchten diesen Beitrag daher zum Anlass nehmen, auf das Thema Online Meetings einzugehen, die auch wir für Konferenzen mit unseren Kunden im vergangenen Jahr genutzt haben, um in Kontakt zu bleiben.
Online Meetings bekommen eine neue Selbstverständlichkeit
Videokonferenzen sind längst nicht mehr nur ein gelegentliches Besprechungs- und Marketinginstrument, sondern für Menschen im Homeoffice mittlerweile genauso allgegenwärtig wie das Telefon.
Darüber hinaus bieten Online Meetings allerdings in der Regel mehr als nur Interaktionen von Angesicht zu Angesicht. Mit vielen Videokonferenzdiensten können Benutzer ihre Bildschirme gemeinsam nutzen, aus der Ferne auf die Desktops der anderen zugreifen, miteinander chatten, Dateien austauschen, über digitale Whiteboards kommunizieren und sogar Konferenzen für große Gruppen passiver Zuschauer übertragen. Einige sind Teil von geschäftsorientierten Voice-over-IP (VoIP)-Paketen, die es ermöglichen, Sprachanrufe auf Knopfdruck dynamisch in Videoanrufe und gemeinsame Online Meetings umzuwandeln, ohne neue Verbindungen aufbauen zu müssen.
Vorteile von Online Meetings
Jederzeit in Kontakt bleiben:
All das sind fantastische Kommunikationshilfen für Work-at-Home-Szenarien, vor allem wenn man sie langfristig betrachtet. Aber Online Meetings haben auch andere Funktionen, als verteilte Mitarbeiter in Verbindung zu halten. Zum einen ist es eine effiziente Möglichkeit, Aufgaben zu übernehmen, wie zum Beispiel Supportanfragen von Kunden live zu beantworten, mit Kunden in Echtzeit-Webinaren oder anderen Marketingveranstaltungen zu interagieren und sogar Partner zu erreichen.
Kosten senken:
Von der Pandemie einmal abgesehen, bewegen sich die Unternehmen immer weiter auseinander und das schon seit einiger Zeit. Das bedeutet, dass viele kleine und mittelständische Unternehmen über viele geografische Standorte verteilt sind. Und das bringt wiederum komplexe Herausforderungen für die Kommunikation mit sich bringt – selbst für Mitarbeiter, die intern arbeiten. Wenn dann noch Kunden und Partner hinzukommen, ist es schwer vorstellbar, mit all diesen Leuten zu sprechen, ohne lange Reisen zu unternehmen, was wiederum mit hohen Kosten verbunden ist. An dieser Stelle können Online Meetings die Bilanz des Unternehmens erheblich aufbessern.
Zeit sparen:
Anstatt sich Ihr halbes Leben auf Autobahnen oder in Flughafenschlangen zu ärgern, bringen Sie Leben in Ihre Online Meetings. Auf diese Weise ist der Moderator nicht nur eine Stimme am Telefon, sondern eine Präsenz auf dem Bildschirm. Er ist in der Lage, andere Teilnehmer zu sehen und mit ihnen zu interagieren, Präsentationen zu teilen und vieles mehr.
Konstruktiv arbeiten:
Bei kollaborativen Meetings kann der Gastgeber Ideen auf einem Online-Whiteboard skizzieren und die Teilnehmer einladen, sich daran zu beteiligen. Einige Videokonferenzdienste bieten Moderatoren die Möglichkeit, an einen anderen Teilnehmer weitergeben, der das Online Meeting ohne Unterbrechung fortsetzen kann. Bei anderen kann der Gastgeber den Zugang für Nachzügler verweigern, um weitere Störungen zu vermeiden.
Welcher Online Meeting Dienst ist der beste?
Welches Tool Sie für Ihre Online Meetings nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Ob MS Teams, Google Meet, Cisco Webex oder Zoom – letztlich unterscheiden sich die meisten Dienste nur unwesentlich voneinander. Je nach Art und Umfang der Nutzung können Sie bei den Anbietern verschiedene Preispakete buchen – oder sie sogar komplett kostenfrei nutzen. Die meisten Anbieter stellen zudem gratis Testversionen zur Verfügung. So können Sie zunächst ausgiebig testen, bevor Sie sich festlegen.
Darauf sollten Sie bei der Auswahl Ihres Online Meeting Programms achten:
Benutzerfreundlichkeit
Eine der wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl des richtigen Online Meeting Tools ist die Benutzerfreundlichkeit. Wenn die Benutzeroberfläche für Sie und Ihre Kollegen schwierig zu navigieren und zu bedienen ist, dann wird es zu Verzögerungen bei den Startzeiten der Meetings. Und das ist für alle frustrierend. Niemand möchte ein Tool, das schwer zu bedienen ist. Auf lange Sicht wird es sich auch nicht durchsetzen.
Einwahlnummer und VoIP
Überlegen Sie, ob Sie Einwahlnummern, VoIP-Unterstützung oder beide Optionen für Ihr Audio benötigen und ob Sie zusätzlich zur Bildschirmfreigabe auch Videoanrufe benötigen oder nicht. Einige Dienste bieten sowohl Telekonferenzen mit Einwahlnummern (lokal oder gebührenfrei) als auch VoIP-Anrufe an, während einige nur das eine oder das andere anbieten. Einige wenige bieten internationale Einwahlnummern an, was vor allem dann interessant wird, wenn Sie international agieren.
Registrierung und Software
Wie einfach ist es, einem Meeting beizutreten? Dies ist eine wirklich existenzielle Frage. Denn wenn der Teilnehmer sich erst registrieren oder eine Software herunterladen muss, bevor er einem Online Meeting beitritt (was zu einer Verzögerung führen könnte), dann erhöht das einmal mehr die Hürde. Einige Dienste verlangen lediglich, dass die Teilnehmer einen Code eingeben, um auf das Meeting zuzugreifen.
Einstellungen
Wenn Sie jemals durch das Geräusch einer tippenden Person oder eines bellenden Hundes im Hintergrund abgelenkt wurden, dann werden Sie es zu schätzen wissen, wenn Sie einige Einstellungen vorab vornehmen können, die die Art des Online Meetings betreffen. Wählen Sie etwa ein Meeting im Vortragsstil, bei dem alle Teilnehmer stummgeschaltet sind, oder einen Diskussions- oder F&A-Modus, bei dem die Moderatoren die Teilnehmer je nach Bedarf stummschalten und aufheben oder alle Teilnehmer sprechen lassen können. Weitere Optionen sind das Aktivieren und Deaktivieren von Webcams, das Sperren von Nachzüglern aus einem Meeting, das Einrichten eines Warteraums während der Vorbereitung des Meetings und das Zulassen von Break-Out-Sitzungen.
Bildschirmfreigabe
Für Präsentationen ist die Bildschirmfreigabe wichtig, ebenso wie granulare Optionen wie die Möglichkeit, nur eine Anwendung, ein Dokument oder ein Bild freizugeben oder den gesamten Desktop freizugeben. Die meisten Videokonferenzdienste bieten auch ein Whiteboard-Tool, mit dem Sie während des Meetings Ideen skizzieren oder Notizen machen können, die alle Teilnehmer sehen können. Überlegen Sie daher, wie viel tatsächliche Zusammenarbeit Sie in Ihren Online Meetings wünschen.
Teilnehmeranzahl
Eine wichtige Frage ist nicht zuletzt auch die nach der Anzahl der gleichzeitig erlaubten Video-Feeds. Einige Online Meeting Tools bieten eine unbegrenzte Teilnehmerzahl, während andere nur vier Teilnehmer gleichzeitig zulassen. Überlegen Sie, wie wichtig dies für Ihr Unternehmen ist. Bei den meisten Diensten können Sie Meetings aufzeichnen, und bei einigen wenigen können Sie die Aufzeichnung direkt in der Software bearbeiten. Diese aufgezeichneten Meetings können dann für Ihre Unterlagen oder als Webinar verwendet werden.
Fehlersuche und Support beim Online Meeting
Damit Ihrem Online Meeting nichts im Weg steht, sollten Sie die Kompatibilität mit Browsern und Systemanforderungen überprüfen. Die meisten Online Meeting Dienste sind im Großen und Ganzen mit Webbrowsern kompatibel. Aber Sie müssen auf eine der neuesten Versionen aktualisieren.
Und schließlich sollten Sie auch vorsorgen – denn wo Technik zum Einsatz kommt, sind oft auch die Probleme nicht weit. Kümmern Sie sich daher um solide Support-Ressourcen. Die besten Videokonferenzdienste bieten Telefon-, E-Mail- und Chat-Support sowie eine umfangreiche Online-Dokumentation. Aktive Benutzer-Communities sind ebenfalls eine gute Ressource, die Ihnen zur Verfügung steht.
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