Wer hierzulande ein neues Produkt auf den Markt bringen möchte, muss eine Gebrauchsanleitung vorweisen. So will es das deutsche Gesetz. Doch wie geht man am besten vor, um eine vollständige und verständliche Gebrauchsanleitung zu schreiben? Ein Fahrplan hilft bei der Erstellung.
Zunächst einmal: Gebrauchsanleitungen – auch Benutzerhandbücher, Bedienungs- oder Betriebsanweisungen genannt – sind wichtige Dokumente, die
- den Kunden dienen, sich schnell mit einem Produkt oder einer Dienstleistung vertraut zu machen
- ihnen helfen, ein Problem zu lösen, wenn sie nicht weiterkommen.
Um die Reise des Kunden so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollte das Handbuch ein integraler Bestandteil jeder Produkterfahrung sein. Wir haben 10 Tipps, die Ihre Kunden glücklich machen.
1. So früh wie möglich Gebrauchsanleitung schreiben
Unternehmen verschieben die Erstellung ihrer Handbücher oft bis nach der Fertigstellung des Produkts. Besser ist es jedoch, so früh wie möglich mit der Planung zu beginnen, um jeden einzelnen Schritt und kleinere Fallstricke zu notieren, die in der Zukunft ein Problem verursachen könnten.
2. Ziel der Anleitung definieren
Der erste Schritt beim Schreiben der Gebrauchsanleitung ist es, ein klares Ziel vor Augen zu haben. Beantworten Sie sich selbst folgende Fragen:
- Was ist der Zweck der Erstellung der Gebrauchsanleitung?
- Welche Aktivitäten sollten in das Handbuch aufgenommen werden?
Stellen Sie sicher, dass Sie genau wissen, was Ihre Gebrauchsanweisung abdecken muss, um Verwirrung zu vermeiden.
3. Checklisten erstellen
Um eine effektive Gebrauchsanleitung zu schreiben, brauchen Sie eine gute Vorstellung davon, welche Art von Inhalt Sie darin aufnehmen möchten. Sammeln Sie daher alle Informationen, Kenntnisse, Prozesse, Checklisten usw., die einbezogen werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie in jedem Punkt gründlich sind und alle eingehenden Prozesse von Anfang bis Ende abdecken.
Um eine effektive Gebrauchsanleitung zu schreiben, brauchen Sie eine gute Vorstellung davon, welche Art von Inhalt Sie darin aufnehmen möchten. Sammeln Sie daher alle Informationen, Kenntnisse, Prozesse, Checklisten usw., die einbezogen werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie in jedem Punkt gründlich sind und alle eingehenden Prozesse von Anfang bis Ende abdecken. Halten Sie alles schriftlich fest und verlassen Sie sich nie und nimmer nur auf Ihr Gedächtnis!
Sind alle Anforderungen der jeweiligen ISO Norm abgedeckt? Je nach Produktgruppe unterscheidet sich der Inhalt von Handbüchern. Während Maschinenanleitungen eine Ersatzteilliste oder Inbetriebnahmeanleitung integrieren sollten, ist dies für Spielzeug eher von geringerer Bedeutung. Fällt das Produkt in den Geltungsbereich der CE-Kennzeichnung? Dann ist eine EG oder EU Konformitätserklärung erforderlich.
Halten Sie alles schriftlich fest und verlassen Sie sich nie und nimmer nur auf Ihr Gedächtnis!
4. Gebrauchsanleitung vor dem Schreiben strukturieren
Sobald Sie eine Vorstellung von allen Inhalten haben, die Sie in die Gebrauchsanleitung schreiben möchten, ist es an der Zeit, diese Informationen zu organisieren. Niemand liest Handbücher von Anfang bis Ende. Daher ist das Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses zu Ihrer Bedienungsanweisung ein absolutes ein Muss.
Wenn die Anleitung viele Seiten hat, steigt die Bedeutung eines Inhaltsverzeichnisses exponentiell an. Es bietet dem Leser eine Navigation und hilft ihm, schnell zu einem bestimmten Thema zu gelangen. Ein Dokument-Editor ist ein nützliches Tool, das automatisch ein Inhaltsverzeichnis um Überschriften und Unterüberschriften herum erstellt.
Neben dem Inhaltsverzeichnis sollten auch alle weiteren Teile des Handbuches in Abschnitte und/oder Kategorien untergliedert werden. Die Organisation der Informationen ist enorm wichtig, um Verwirrung unter den Lesern zu vermeiden und ihnen die Lektüre zu erleichtern. Selbst das Überspringen eines kleinen Schrittes kann zu Missverständnissen führen und schlimmstenfalls sogar gefährlich sein.
5. Miteinander austauschen
Das Schreiben einer Gebrauchsanleitung ist keine leichte Aufgabe. Ihre Kunden zählen auf Ihre Hilfe, da sie sich auf die Informationen in der Bedienungsanleitung verlassen. Um sicherzustellen, dass diese vollständig ist und keine Informationen vergessen werden, ist es nützlich, Hilfe zu bekommen. Versammeln Sie Kollegen und Partner und treten Sie in einen gegenseitigen Austausch. Verteilen Sie Aufgaben und Zuständigkeiten und stimmen Sie sich in regelmäßigen Jour-fixes ab.
6. Den Leser im Auge behalten
Wenn Sie eine Gebrauchsanleitung schreiben, müssen Sie wie ein Benutzer denken. Wir wissen, dass Sie alles über Ihr Produkt wissen, aber raten Sie mal, was Ihre Kunden nicht wissen. Wenn Sie mit der Erstellung von Anleitungen beginnen, müssen Sie beginnen, aus der Sicht Ihrer Kunden zu denken, die sich zum ersten Mal in ihrem Leben mit dem Produkt beschäftigen. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Leser absolut keine Ahnung von der Materie haben und schreiben Sie los! Sie werden eher eine effektive Gebrauchsanleitung schreiben, wenn Sie ein gutes Verständnis dafür haben, wer Ihre Kunden sind und wie sie das Produkt anwedenden. Wenn Sie die Möglichkeit haben, einem Benutzer beim Testen Ihres Produkts zuzuschauen, hilft dies um festzustellen, wie die Kunden mit dem Produkt interagieren und wo sie stecken bleiben und Probleme haben.
7. Kurz fassen
Gebrauchsanleitungen sind keine Romane. Kunden lesen sie nicht zum Vergnügen oder zum Zeitvertreib. Sie lesen sie, um hilfreiche Ratschläge zu erhalten, wie ein Produkt bedient oder benutzt wird oder um ein Problem zu lösen. Kunden schauen sich normalerweise das Inhaltsverzeichnis an, finden das gesuchte Thema oder die gesuchte Seite und blättern dann zu dem Teil, über den sie mehr wissen wollen. Deshalb ist es wichtig, beim Gebrauchsanleitung schreiben äußerst detailliert zu sein und den Lesern schnelle Antworten zu geben.
8. Gebrauchsanleitung klar und verständlich schreiben
Der Hauptzweck von Gebrauchsanleitungen besteht darin, den Benutzern bei der Erledigung von Aufgaben und der Lösung von Problemen zu helfen. Klare, auf den Punkt gebrachte Anweisungen helfen Ihren Kunden, sich mit dem Produkt vertraut zu machen oder ihre Probleme schnell zu lösen. Halten Sie den Inhalt daher kurz und bündig, arbeiten Sie mit nummerierten Listen und beschreiben Sie so anschaulich wie möglich.
9. Visualisieren
Seien wir ehrlich: Gebrauchsanleitungen sind gut und wichtig, aber oft langweilig. Sie sind mit Text gefüllt und häufig nicht sehr ansprechend. Studien haben aber gezeigt, dass wir den Sinn einer visuellen Szene in weniger als einer Zehntelsekunde erfassen können! Hinzu kommt, dass das Gehirn Visuelles 60.000-mal schneller verarbeitet als Text. Bilder und Videos vermitteln eine reichere Kommunikationserfahrung als textlastige Inhalte allein. Wenn Sie eine Gebrauchsanleitung schreiben, ziehen Sie daher immer auch Anleitungs-Videos und -Audios sowie Renderings und 3D-Animationen in Betracht. Sie sind interaktiv, steigern das Engagement und unterstützen den Kunden effektiv.
10. Nach dem Schreiben Gebrauchsanleitung testen
Eine Gebrauchsanleitung schreiben Sie in der Regel nicht in einem Fluss durch, um Sie anschließend direkt zu veröffentlichen. Viel wichtiger ist es, sie immer wieder zu verbessern und zu versuchen, sie noch perfekter zu machen. Das Verständnis für den Benutzer steht dabei jederzeit im Fokus.
Bitten Sie daher Mitarbeiter, Kollegen und Partner, insbesondere diejenigen, die mit dem Produkt nicht vertraut sind oder an der Erstellung der Bedienungsanleitung nicht mitgearbeitet haben, um ihr ehrliches Feedback und arbeiten Sie diese Vorschläge ein. Wiederholen Sie diesen Prozess so lange, bis alle offenen Fragen beantwortet sind.
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