Digitale Betriebsanleitung: Keiner kommt an ihr vorbei – die Digitalisierung hat in den vergangenen Jahren alle Lebensbereiche der Gesellschaft spürbar durchdrungen und verändert. Fast schon unbewusst und wie selbstverständlich nutzen wir im Privaten als auch im Beruflichen den gesamten Tag über digitale Angebote. Dadurch ergeben sich in der Technischen Dokumentation zahlreiche Möglichkeiten. Doch welche Vorteile bringt eine digitale Betriebsanleitung?
Wir führen ein smartes Leben
Ob Smart City oder Smart Home, das cloudbasierte Arbeiten oder der Einsatz von Künstlicher Intelligenz – neue digitale Technologien, Prozesse sowie Denk- und Herangehensweisen beeinflussen nicht nur das alltägliche Leben, sondern ermöglichen neue Perspektiven. Seien wir ehrlich! Schon jetzt kann sich doch kaum jemand ein Leben ohne sein Smartphone vorstellen. Eine Schätzung von Statista zeigt, dass es im Jahr 2020 ungefähr 66,5 Millionen Smartphone-Nutzer in Deutschland gab; für 2023 wird indes sogar ein Wert von über 68 Millionen prognostiziert (Quelle: Statista).
Seit den 1970er Jahren vollzieht sich der Wandel nun schon und die Umbrüche, analoge Informationen digital zu verarbeiten und zu speichern, nehmen weiterhin rasant zu. Da liegt es nahe, dass sich auch die technische Dokumentation weiterentwickelt. Die digitale Betriebsanleitung kommt schon jetzt verstärkt zum Einsatz und gewinnt zunehmend an Bedeutung – und das nicht grundlos. Ob als HTML-Version auf der Website, als PDF-Datei, auf einem Speichermedium wie beispielsweise der CD oder andere digitale Kanäle – digitale Informationen haben vielfältige Möglichkeiten, den Weg zum Nutzer zu finden. Wir zeigen Ihnen hier einige Vorteile, warum die digitale Betriebsanleitung nicht nur ein Gewinn für Ihre Kunden, sondern auch für Sie ist.
7 Vorteile: So profitieren Sie von der digitalen Betriebsanleitung
1. Ihre Informationen sind immer auf dem aktuellen Stand
In unserer schnelllebigen Zeit verändern sich auch die Informationen rasant. Was gestern noch brandaktuell war, kann morgen schon wieder veraltet sein. Mit der digitalen Betriebsanleitung können Sie ihre Daten kontinuierlich und je nach Bedarf anpassen. Reagieren Sie somit auf neue Begebenheiten und beheben Sie gleichzeitig potenzielle Fehlerquellen. Dank der elektronischen Handhabe können Sie parallel mehrere Anleitungen überarbeiten und aktualisieren. Eine zentrale Pflege der Daten ermöglicht damit eine unkomplizierte Übertragung auf viele Modelle.
2. Die Qualität der Informationen steigt
Im Gegensatz zu den gedruckten Betriebsanleitungen, sind die Informationen in der digitalen Welt nicht auf eine Zeichenanzahl begrenzt. Mit der digitalen Betriebsanleitung stehen Sie nicht mehr vor dem Problem Informationen kürzen zu müssen, um bestimmten Richtlinien der gedruckten Handbücher einzuhalten. Somit steigt auch die Qualität Ihrer Daten und eine Verknappung ist nicht notwendig.
Zusätzlich werden Produkte heutzutage immer individueller und global zugänglicher. Auch die Veröffentlichung in mehreren Sprachen oder Hinweise zu speziellen Modellen stellen dank der digitalen Verfügbarkeit keine Schwierigkeiten mehr dar. Zudem können multimediale Funktionen wie (Erklär-)Videos, Hyperlinks, Animationen oder Audios eingebunden werden. Verbildlichungen sowie weiterführende Informationen schaffen eine stärkere Bindung zum Kunden und ermöglichen ihm die Wahl, auf welchem Weg er die Daten konsumieren möchte.
3. Ihre Informationen sind vielfältig verfügbar
Wir sind es gewohnt, überall und schnell Zugriff auf unsere Daten zu haben. Will man etwas über das neu erworbene Möbelstück nachlesen, ist nicht selten das sperrige Handbuch irgendwo in den Tiefen der Einrichtung verschollen. Einfacher ist es natürlich, über den Computer oder das Smartphone direkt digital die gewünschte Information nachzulesen. Diese „Überall-und-ständig-Verfügbarkeit“ ist mittlerweile in unserem Alltag fest verankert. Intuitiv suchen wir online nach Lösungen für unser Problem. Es erspart Zeit, die Suche nach dem Papierhandbuch – und schont darüber hinaus die Nerven. Haben Sie immer einen Blick auf die User Journey Ihrer Zielgruppe und Sie wissen, wo sich Ihre Kunden aufhalten.
4. Mehrere Personen können die Anleitung gleichzeitig nutzen
Überlegen wir einmal: Äußerst selten werden von Handbüchern in Papierform zusätzliche Kopien angefertigt. Es kostet Geld, Papier und wird in der Situation meist nicht als notwendig erachtet. Die digitale Betriebsanleitung kann ohne Probleme von mehreren Personen bzw. Anwendern verwendet werden – und das sogar zur selben Zeit. Helfer aus der Ferne können mühelos die gleiche Anleitung einsehen wie Sie, um das Problem bei Bedarf gemeinsam zu lösen.
5. Schneller zum Erfolg dank der Suchfunktion
Zeit ist Geld – der Spruch ist zwar etwas abgegriffen und dennoch nicht weniger relevant. Auch wenn wir uns die Wartezeit in der Supermarkt-Schlange oder beim Arzt nicht ersparen können, sollten wir das bei Anleitungen tun. Mit der digitalen Suchfunktion gelangen Sie schnell zu den Ergebnissen, die für Sie wichtig und problemlösend sind. Langwieriges Entziffern im Inhaltsverzeichnis und umständliches Blättern im Handbuch bleiben Ihren Kunden damit erspart.
6. Verbessern Sie Ihren ökologischen Fußabdruck
Nicht nur rein materielle Dinge sollten für die Entscheidung einer digitalen Betriebsanleitung stehen. Dank der Reduzierung Ihrer Ausgaben, schützen Sie gleichzeitig die Umwelt. Weniger Papier, kleinere und leichtere Verpackungen der Produkte – ohne ausführliche Anleitungen – wirken sich positiv auf Ihren ökologischen Fußabdruck aus. Denken Sie an die Ressourcen, die gewahrt werden. Das Ansehen Ihrer Firma steigt und Sie können als Vorbild für eine gesündere Gesellschaft und Umwelt, andere zum Umdenken inspirieren.
7. Sparen Sie Geld und Ressourcen mit einer digitalen Betriebanleitung
Mit der digitalen Betriebsanleitung sollen insbesondere die Vorteile für Ihre Kunden steigen. Doch auch Ihr eigenes Unternehmen kann davon spürbar profitieren. Wenn Sie von den analogen Handbüchern auf die digitalen Werke umsteigen, sparen Sie damit jede Menge Kosten und Ressourcen. Aufwändige Produktionen der Nachschlagewerke werden auf ein Minimum reduziert, Transportkosten verringert. Ressourcen werden dadurch geschont, da Mitarbeiter und Dienstleister für andere Aufgaben eingesetzt werden können. Die Pflege von digitalen Dateien ist im Vergleich deutlich kostengünstiger. Das setzt nicht nur ein Zeichen innerhalb des Unternehmens, sondern signalisiert potenziellen Kunden, Interessierten und der Gesellschaft, dass Ihre Firma mit der Zeit geht und sich ihrer Entwicklung bewusst ist.
„Hybrid-Modelle“ – Kombination aus analog und digital
Auch wenn die Digitalisierung sich durch alle Gesellschaftsschichten zieht, nutzen einige bewusst auch die Möglichkeiten der analogen Welt. Viele Zeitungen locken mit Online-Angeboten und trotzdem nehmen Leser gern eine „echte“ Zeitung in die Hand. Auch im Zug bevorzugen viele ein gutes Buch, obwohl Kindle und Co. auf dem Vormarsch sind. Daher sind ebenso „Hybrid-Modelle“ für die Betriebsanleitung denkbar. Beispielsweise können Sie die Informationen zur Installation in gedruckter Form zu Ihrem Produkt zur Verfügung stellen. Die ausführliche – die grundsätzliche Betriebsanleitung – können Sie auf anderen Kanälen digital verfügbar machen. Zu beachten ist dabei in jedem Fall, dass sich die Nutzer dort aufhalten, wo Sie die digitale Betriebsanleitung zur Verfügung stellen.
Suchen Sie sich einen starken Partner für Ihre digitale Betriebsanleitung
Bei all den Alternativen ist es wichtig, dass Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen von Betriebsanleitungen unbedingt im Auge behalten. Auch wenn viele standardisierte Vorgaben und Normen für Gebrauchsanleitungen recht schwammig formuliert oder gelockert sind, beachten Sie die Anforderungen und holen Sie sich einen Partner an Ihre Seite, um rechtlich abgesichert zu sein.
Als Schlussfolgerung kann man sagen, dass es aufgrund der vielfältigen Vorteile definitiv sinnvoll ist, den Schritt der digitalen Betriebsanleitung zu gehen bzw. diesen weiterhin auszubauen. Prüfen Sie, wo Ihre Zielgruppe unterwegs ist, ermöglichen Sie einen unkomplizierten Zugang für Ihre Kunden und sichern Sie sich einen Platz in der digitalen Welt.
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