Menschen sind Gewohnheitstiere. Es gibt Dinge, die wir täglich tun, immer und immer wieder. Wäre es da nicht schön, wenn wir nur einen einzigen Knopf drücken müssten, um all unsere Routineaufgaben zu erledigen? Ja, das wäre es ganz sicher! Ganz so einfach ist es in der Realität leider oftmals nicht. Excel Makros bieten uns allerdings eine Möglichkeit, die sehr nah dran ist.
Vor einigen Tagen haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie sich ganz einfach Ihre eigenen Word Makros erstellen können. Die Rückmeldungen darauf waren durchweg positiv. Viele waren überrascht, wie simpel es ist und wie viel Zeit sie damit sparen können. Daher möchten wir heute direkt nachlegen und zeigen, wie Sie auch in Excel Makros erstellen können. Los geht’s!
Was sind Excel Makros?
Ein Makro ist eine Reihe von Anweisungen, die Sie in Excel aufzeichnen können. Nachdem Sie ein Makro erstellt haben, führt Excel diese Anweisungen Schritt für Schritt auf Knopfdruck automatisch aus. Sie können zum Beispiel ein Makro erstellen, für das Excel eine Zahl nimmt, diese mit zwei addiert, mal fünf multipliziert und das Ergebnis ins Modul zurückspielt. Sie haben die Möglichkeit, die Inhalte einer Tabelle vom Größten zum Kleinsten oder umgekehrt zu sortieren, bestimmte Werte zu fetten oder in einer anderen Schriftfarbe darzustellen. Oder Sie lassen Datumsangaben vereinheitlichen, absolute Zahlen in Prozentangaben umwandeln oder sogar Daten aus externen Quellen einfügen. Weisen Sie Excel an, diese erstellten Makros auszuführen, müssen Sie künftig nicht mehr jeden Schritt manuell ausführen, sondern können sich entspannt zurücklehnen, während Excel die Arbeit übernimmt.
Warum Sie Makros in Ihren Workflow einbauen sollten
Klare Antwort: Makros sparen Zeit, da sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Es handelt sich um ein Stück Programmiercode, das in einer Excel-Umgebung läuft. Um Makros zu erstellen, müssen Sie aber kein Programmierer sein. Lediglich für fortgeschrittene Änderungen sind Grundkenntnisse in VBA von Vorteil. Darum soll es in diesem Beitrag jedoch nicht gehen. Wir wollen hier die Basis zeigen, für die Sie keinerlei Vorkenntnisse brauchen.
Excel Makros erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um mit der Automatisierung Ihrer Excel-Aktionen mit Makros zu beginnen, müssen Sie ein Makro aufzeichnen. Durch die Aufzeichnung eines Makros teilen Sie Excel mit, welche Schritte beim Ausführen des Makros ausgeführt werden sollen.
Zum Erstellen der Excel Makros haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Aufzeichnung mithilfe von Standardbefehlen
- Programmierung mithilfe von Visual Basic for Applications (VBA)
Dieser Beitrag soll sich nur auf das Erstellen von Excel Makros mithilfe von Standardbefehlen beziehen.
Bevor Sie starten, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die Registerkarte Entwicklertools aktiviert haben. Gehen dafür zu Datei > Optionen und setzen Sie einen Haken bei „Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen“. Sobald Sie gespeichert haben, erscheint diese in der oberen Leiste der Hauptregisterkarten.
Aufzeichnen eines Makros
1. Makro-Aufzeichnung starten: Um die Aufnahme eines Makros zu starten, klicken Sie in der Registerkarte „Entwicklertools“ auf die Schaltfläche „Makro aufzeichnen“. Ein neues Fenster öffnet sich.
2. Makro benennen: Sie werden nun gebeten, Ihr Makro zu benennen und eine Beschreibung hinzuzufügen. Wenn Sie wünschen, können Sie auch eine Tastenkombination eingeben, mit der Sie das Makro später direkt aufrufen können.
3. Makro speichern: Sie haben drei Möglichkeiten, Ihre erstellten Excel Makros zu speichern:
- Diese Arbeitsmappe: Speichert das Makro in der Arbeitsmappe, in der Sie sich aktuell befinden.
- Neue Arbeitsmappe: Speichert das Makro in einer neuen Arbeitsmappe.
- Persönliche Makroarbeitsmappe: Sie ist ein zentraler Speicherort und ermöglicht, Makros später auf jeder Arbeitsmappe auszuführen, die Sie in Excel öffnen.
Sobald Sie einen Speicherort gewählt und „OK“ geklickt haben, beginnt Excel, alle Ihre Schritte aufzuzeichnen.
4. Aufzeichnung beenden: Sobald Sie alle Arbeitsschritte ausgeführt haben, klicken Sie auf „Aufzeichnung beenden“. Das war’s! Schon haben Sie Ihr erstes eigenes Makro erstellt und können es anwenden.
Ausführen von Makros
Um ein Excel Makro auszuführen, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Möchten Sie die Liste all Ihrer Excel Makros aufrufen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Makros anzeigen: Klicken Sie in der Registerkarte „Entwicklertools“ auf „Makros“. Dort bekommen Sie eine Liste Ihrer erstellten Makros angezeigt. Befehle, die in der persönlichen Arbeitsmappe und damit für alle Arbeitsmappen nutzbar sind, bekommen vor dem Namen das Kürzel „PERSONAL.XLSB!“, alle anderen nur den angegebenen Namen.
2. Makros ausführen: Über den Button „Ausführen“ haben Sie nun die Möglichkeit, das ausgewählte Excel Makro auszuführen.
3. Makros anpassen, löschen oder bearbeiten: Klicken Sie auf den Button „Schritt“, um Ihr Excel Makro im Visual Basic Editor zu testen, auf „Bearbeiten“, um ihn dort zu bearbeiten oder auf „Löschen“, um das erstellte Makro dauerhaft aus Ihrer Liste zu entfernen. Unter „Optionen“ können Sie nachträglich ein Tastaturkürzel und eine Beschreibung hinzufügen.
Makros über die Schnellzugriffsleiste aufrufen
Darüber hinaus können Sie Ihre Excel Makros auch über die Schnellzugriffsleiste aufrufen und ausführen. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zunächst die Schaltfläche „Makros anzeigen“ zur Schnellzugriffs-Symbolleiste hinzufügen:
1. Schnellzugriff öffnen: Unter Datei > Optionen > Anpassen wählen Sie in der linken Liste den Befehl „Makros anzeigen“ und verschieben ihn in die rechte Spalte mithilfe des „Hinzufügen“-Buttons.
2. Schnellzugriff ausführen: Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und das Makro-Symbol erscheint in der Schnellzugriffsleiste. Wenn Sie nun ein Makro ausführen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Makros oben im Excel-Fenster.
In die Schnellzugriffs-Symbolleiste können Sie nicht nur die Schaltfläche für die Makroliste legen, sondern auch Einzelmakros. So geht’s:
1. Makroliste aufrufen: Klicken Sie Datei > Optionen > Anpassen und wählen Sie unter „Befehle anpassen“ im Drop-Down-Menü „Makros“ aus.
2. Makro auswählen: Sie bekommen nun die Liste aller hinterlegten Makros angezeigt, in der sich auch Ihre eigens erstellten befinden. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Er erscheint nun in der rechten Spalte.
3. Schaltfläche ändern: Über den Button „Ändern“ können Sie ein Symbol für das Makro auswählen. Speichern Sie Ihre Auswahl. Ihr Makro-Symbol erscheint nun ebenfalls in der Schnellzugriffsleiste.
Makros mithilfe von Tastenkombinationen ausführen
Haben Sie beim Benennen des Makros eine Tastenkombination eingegeben, können Sie das Makro direkt über diese ausführen.
Makros über Grafiken / Formen ausführen
Alternativ können Sie sich eine Grafik oder Form erstellen, über die Sie wie bei einem Button per Klick den entsprechenden Befehl ausführen. Dies bietet sich vor allem an, wenn andere Personen an Ihrem Dokument mitarbeiten. Um einen Button zu erstellen, beachten Sie folgende Vorgehensweise:
1. Form erstellen: Erstellen Sie zunächst eine Form für den Button. Klicken Sie dafür auf Einfügen > Formen und wählen Sie eine Form aus.
2. Form benennen: Über den Rechtsklick auf die erstellte Form können Sie dieser einen Text hinzufügen.
3. Makro zuweisen: Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die erstellte Fläche und wählen Sie „Makro zuweisen“. Ein neues Fenster öffnet sich und zeigt die verfügbaren Makros an. Wählen Sie den Befehl, mit dem Sie die Form belegen wollen und klicken Sie auf „OK“. Nun ist Ihr Button einsatzbereit.
Noch ein paar hilfreiche Tipps zum Erstellen von Excel Makros
- Erstellen Sie ruhig mehrere kleinere Makros statt eines sehr langen Prozesses. Dies mag zwar ein, zwei Klicks mehr bedeuten, minimiert jedoch die Fehlerquote.
- Ein programmiertes Makro führt die Befehle nur für den Bereich aus, den Sie anfangs definiert haben. Sollten Sie also später eine Zeile oder Spalte hinzufügen, achten Sie darauf, dass sie innerhalb des definierten Bereiches liegt oder erweitern Sie diesen gegebenenfalls.
- Sie können Makros auch programmübergreifend verwenden – sofern es sich dabei ebenfalls um Office-Anwendungen handelt, die VBA unterstützen. So können Sie etwa ein Makro erstellen, mit dessen Hilfe Sie eine Tabelle in Excel anpassen und diese anschließend via Outlook an eine E-Mail-Adresse versenden.
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