Eine spannende Lektüre: Dabei denkt man sicher eher an ein gutes Buch oder eine aktuelle Zeitschrift als an Technische Dokumentation. Und dennoch sind Produkthandbücher oder Anleitungen ein wichtiger Bestandteil unseres Alltags. Glauben Sie nicht? Wann haben Sie das letzte Mal ein Ikea-Regal aufgebaut, den neuen Mixer ausprobiert oder ein neues Office-Paket auf Ihrem Computer installiert? Haben Sie dabei eine Bedienungsanleitung zur Hilfe genommen? Wohl die wenigsten Menschen würden diese Frage verneinen.
Es klingt simpel, aber das ist auch der Zweck von Gebrauchsanleitungen – sie helfen. Im Allgemeinen sind Handbücher und Anleitungen unter Technischer Dokumentation bekannt. Die Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. definiert den Begriff wie folgt: „Technische Kommunikation ist der Prozess der Definition, Erstellung und Bereitstellung von Informationsprodukten für die sichere, effiziente und effektive Verwendung von Produkten (technische Systeme, Software, Dienstleistungen)“ (Quelle: Tekom).
Schöpfen Sie Potenziale aus
Es gibt in unserem täglichen Leben viele Produkte, die nicht selbsterklärend sind. Trotzdem können wir dank verschiedener Handbücher die Software, das Konsumgut oder den Gegenstand schlussendlich verwenden. Vielen Menschen sind Gebrauchsanleitungen lästig oder nehmen sie erst gar nicht zur Hand. Doch um das Potenzial der Produkte vollumfänglich auszuschöpfen, sollten die Anwender und Endverbraucher genau wissen, wie das Produkt funktioniert. Dies sorgt nicht nur zur Zufriedenheit bei Ihrem Kunden, sondern verhindert auch Reklamationen oder zusätzliche Anrufe und Nachrichten beim Support-Team. Während die interne Technische Dokumentation in der Regel beim Hersteller obliegt und den gesamten „Lebenszyklus“ des Produktes abbildet, richtet sich die externe Technische Dokumentation an den Endverbraucher. Der Leitfaden umfasst grundsätzlich die generelle Architektur, Erstellung und insbesondere die Funktionalität des Produktes. Das Ziel: Ihre Anwender können es danach ordnungsgemäß und effektiv nutzen.
Das sollten Sie für Ihre Technische Dokumentation beachten
Damit dieses Vorhaben erfolgreich ist, gilt es einige Punkte, auf die Sie bei der Erstellung achten sollten. Wir haben Ihnen hier 5 Dinge aufgeführt, die für die Umsetzung Ihrer Technischen Dokumentation unverzichtbar sind.
1. Schreiben Sie für Ihre Leser
Vor bzw. während der Erstellung Ihrer Anleitung sollten Sie Ihre Zielgruppe genau definieren. Ob Handbuch, Bedienungsanleitung oder Installations- und Montagehilfe – es gibt viele verschiedene Modelle, die für Ihre Dokumentation zum Einsatz kommen können. Machen Sie sich klar, wer soll und – vor allem – wird später meine Anweisungen lesen. Es klingt simpel, aber Sie schreiben nicht für eine Maschine, sondern für einen Menschen. Denken Sie an Ihr Publikum. Beachten Sie das sowohl bei der Auswahl an sprachlichen Formulierungen als auch bei der Verwendung von Fachbegriffen. Auch wenn es gemein klingt: Gehen Sie davon aus, dass der Leser nicht einmal halb so viel über das Produkt weiß wie Sie. Setzen Sie kein spezielles Wissen voraus, sondern lediglich grundlegendes Basiswissen. Stellen Sie keine Vermutungen an, um bestimmte wesentliche Informationen weglassen zu können.
Ihre Anleitungen sollten verständlich, präzise und klar formuliert sein. Dank direkter Anweisungen können Sie ohne Umschweife Ihren Kunden auffordern, bestimmten Handlungsempfehlungen zu folgen. Natürlich können Sie ebenso Hinweise einbauen, was die Anwender an bestimmter Stelle nicht tun sollten, um gefahrlos und effektiv ans Ziel zu gelangen. Bedenken Sie ebenfalls, ob eine Vervielfältigung Ihrer Ausführungen in anderen Sprachen sinnvoll ist. Wenn Ihre Produkte in weiteren Ländern zum Einsatz kommen, lassen Sie den Leitfaden übersetzen, um Sie Ihrem breitgefächerten Publikum zugänglich zu machen.
2. Verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen
Eine ganz einfache Frage: Was möchten Sie mit Ihrer Anleitung erreichen? Das klingt Ihnen zu banal? Dann holen Sie sich immer wieder ins Bewusstsein, was Sie mit Ihrer Dokumentation erreichen möchten. Der größte Fehler ist es, das Ziel während der Erstellung nicht im Blick zu behalten. Seien Sie sich bewusst und stellen Sie sich die Frage: Was möchten Sie, dass der Anwender in der Lage ist zu tun? Um was soll es in der Technischen Dokumentation gehen?
Wenn Sie bei der Produktion der Technischen Dokumentation erfolgreich sein möchten, ist Ihre eigene Zielformulierung der Schlüssel zum Erfolg. Schreiben Sie daher verständlich, prägnant und dennoch gründlich, wie das Produkt funktioniert. Vermeiden Sie Romane, Dopplungen oder unnütze Informationen, nur um Ihre Anleitung „größer“ erscheinen zu lassen. Erwähnen Sie selbstverständlich mögliche Fehlerquellen, aber schweifen Sie nicht zu sehr aus. Der Zweck einer Gebrauchsanleitung ist es, nach dem Lesen zu wissen, wie etwas funktioniert. Ansonsten ist sie einfach unbrauchbar.
3. Strukturieren Sie Ihre Inhalte
Ob Inhaltsverzeichnis, einzelne Kapitel oder übersichtliche Seitenmarkierungen – strukturieren Sie unbedingt Ihre Inhalte. Mit groben Kapitel und weiteren Untergliederungen schaffen Sie nicht nur eine Navigationshilfe für Ihren Leser, sondern legen dadurch auch ein Grobgerüst an. Nichts ist schlimmer für Ihren Kunden, wenn er bei einem Problem nach Lösungen sucht und diese in Ihrer Anleitung nicht schnell oder überhaupt nicht findet. Dank konkreter Schlagworte werden Hilfestellungen leicht gefunden und systematisch angelegte Themenbereiche finden an der Stelle Relevanz, wo sie hingehören. Um insgesamt schnell auffindbar zu sein, eigenen sich natürlich insbesondere digitale Betriebsanleitungen.
4. Vergessen Sie nicht die richtige Präsentation
Auch hier gilt: Übersichtlichkeit ist alles! Nachdem alles strukturell logisch aufgebaut ist, geht es darum die Hierarchie der Informationen hervorzuheben. Auch wenn es „nur“ eine Betriebsanleitung ist, sollte man sie in einer ansprechende Art und Weise aufbereiten. Achten Sie darauf, trotz der zahlreichen Informationen Ihre Technische Dokumentation nicht zu textlastig zu gestalten. Das wird sofort die Kunden vom weiteren Lesen abhalten, wenn sie sich einer Textwüste gegenüber sehen. Präsentieren sie mittels bewusst wiederkehrender Farben, Elemente oder kurzer Zusammenfassungen Ihre Informationen anwenderfreundlich und nachvollziehbar. Mit hervorgehobenen Informationskästchen und einem einheitlichen Design schaffen Sie Orientierung. Wenn Sie Ihre Anleitungen ansprechend darbieten möchten, versetzen Sie sich in die Situation des Anwenders. Wie möchten Sie am liebsten durch die Handlungsempfehlungen geführt werden? Vergessen Sie dabei im Zeitalter der Digitalisierung nicht, Ihre Inhalte mobiloptimiert aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen.
5. Visualisieren Sie Ihre Inhalte mit Bildern, Symbolen und Videos
Bild statt Text! Mit Bildern, Piktogrammen Videos oder Screenshots können sie Ihr Publikum für sich gewinnen. Es ist wissenschaftlich belegt, dass der Mensch visualisierte Informationen besser aufnehmen kann als Text. Also warum verwenden Sie nicht einfach Piktogramme als Symbole für Verbote und Gebote oder Screenshots, um den Anwender unmittelbar die Oberfläche zu zeigen, auf der er sich momentan ohnehin bewegt? Auch Videos in Form von Tutorials lassen sich leichter und meist verständlicher konsumieren. Damit sparen sie nicht nur Zeit, sondern sie lassen keinen Spielraum für Interpretationen. Vor allem die heutige Zeit lebt von interaktiven Elementen. Machen Sie sich das zunutze und verleihen Sie Ihrer Anleitung einen lebendigen Charakter.
Experten zur Hilfe holen
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es ein großes Know-how für die Produktion von Technischer Dokumentation braucht. Um die richtigen Farben und Symbole nach bestimmten Normen aufzubereiten, eine geeignete Struktur zu finden und gezielt Fallstricke zu vermeiden, benötigt man Unterstützung und die Expertise von Fachleuten. Denn auch wenn man sein Produkt in und auswendig kennt, so muss man doch versuchen, das komplizierte Wissen über das Produkt leicht und verständlich für das Publikum zu verarbeiten und zu vermitteln. Denn nur dann ist die Anleitung ein echter Mehrwert für den Käufer und keine Belastungsprobe für Sie und Ihre Mitmenschen.
Bild oben: ThisIsEngineering / Pexels
Zweites Bild: La Miko / Pexels
