Dokumentationsmanager haben es wahrlich nicht leicht! Wenn es um die Neueinführung von Produkten oder die Dokumentation technischer Abläufe im Unternehmen geht, ist ihre Rolle von entscheidender Bedeutung. Doch ihr Input wird im Prozess oft zu spät eingeholt und frisst dann unnötige Ressourcen. Dabei lässt sich die Technische Kommunikation auch mit kleinem Budget umsetzen. Wie das funktioniert, verraten wir im Folgenden.
5 Tipps: So optimieren Sie die Kosten für Ihre Technische Kommunikation
Einige der nachfolgenden Punkte scheinen Ihnen banal vorkommen – doch Sie sollten sie keinesfalls unterschätzen. Denn bedenken Sie: Jede zusätzlich gearbeitete Stunde kostet das Unternehmen auch Geld.
1. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung
Die Technische Kommunikation bis zur letzten Sekunde aufzuschieben und ihr nur eine kleine Zeitspanne einzuräumen, heißt nicht automatisch, dass sie günstiger wird. Im Gegenteil: Wenn Sie auf den letzten Meter viele Dinge auf einmal tun müssen, unterlaufen Ihnen schneller Fehler und Sie können Ihre gesetzten Deadlines nicht halten. Die Kosten für Ausfälle oder Produktionsverzögerungen können ordentlich zu Buche schlagen und sind umso ärgerlicher, wenn Sie sie durch eine gute und frühzeitige Planung hätten vermeiden können.
Laden Sie sich daher schon zu Beginn des Projekts alle Beteiligten an einen Tisch ein. Sammeln Sie alle wichtigen Infos, definieren Sie Bedürfnisse und Zuständigkeiten. Auch Technische Redakteure sind nur Menschen und keine Maschinen, ihre Ressourcen sind daher begrenzt und ihre Arbeit bedarf einer gewissen Sorgfalt. Diese können sie nur gewährleisten, wenn sie realistische Zeitvorgaben bekommen.
Auch wenn Sie anfangs das Gefühl haben, das Projekt würde unnötig Zeit und Budget vertilgen, bevor es überhaupt richtig gestartet ist – Sie werden bei der Evaluierung daran zurückdenken und erkennen, wie wichtig eine ausreichende Planung ist.
2. Erstellen Sie einen Dokumentationsplan für die Technische Kommunikation
Halten Sie alles schriftlich fest – sei es in einem Dokumentationspapier oder auf einer Online-Plattform. Legen Sie den Plan so ab, dass alle Zuständigen jederzeit darauf Zugriff haben. Vermerken Sie im Dokumentationsplan alle Punkte, die Ihnen helfen, eine realistische Schätzung von Kosten, Zeit und anderen Faktoren abzugeben. Hier ein paar Tipps:
Definieren Sie Ziele und Zeiten der Technischen Kommunikation
Stecken Sie einen zeitlichen Rahmen ab, in dem die Technische Dokumentation umgesetzt werden soll. Und terminieren Sie wiederkehrende Meetings. So können sich auch die Teamkollegen rechtzeitig auf Eingabesitzungen, Überprüfungen und Genehmigungen vorbereiten.
Charakterisieren Sie Ihr Produkt und Ihre Zielgruppe
Welche Bedürfnisse hat sie? Welche Sprache bevorzugt sie? Legen Sie davon ausgehend den Stil der Technischen Kommunikation fest. Brauchen Ihre Anwender wirklich eine umfangreiche textliche Anleitung oder bevorzugen sie das Visuelle? Dann sind Sie womöglich gut beraten, einen Technischen Illustrator ins Boot zu holen, der aussagekräftige Grafiken erstellt. Auch ein zwei- bis dreiminütiges Video-Tutorial ist denkbar, schlägt jedoch wieder mit höheren Kosten zu Buche.
Verteilen Sie die Zuständigkeiten in der Technischen Kommunikation
Überprüfen Sie die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder, um etwaige Qualifikationslücken und Outsourcing-Bedürfnisse zu ermitteln. Bedenken Sie auch, dass sich die Menge an Erfahrung auf die Zeit auswirkt, die ein Technischer Redakteur benötigt, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Eine qualitativ schlechtere Dokumentation wird zudem Ihren Support-Aufwand erhöhen und die Zufriedenheit der Kunden und damit auch den Umsatz senken.
Führen Sie aufgabenbezogene Arbeitsprotokolle für Ihr technisches Schreibteam
Dies ist der effektivste Weg, um den Fortschritt zu überwachen und Änderungen des Umfangs zu erkennen. So gehen Sie auch sicher, dass keine Aufgabe vergessen oder doppelt erledigt wird.
Setzen Sie realistische Erwartungen
Stützen Sie Ihre Projektschätzungen auf valide Daten. Planen Sie aber immer auch einen finanziellen Puffer für das Unerwartete. So umgehen Sie die Gefahr, das gesamte Projekt ins Wanken zu bringen. Benötigen Sie den Puffer nicht, umso besser!
3. Wählen Sie Ihre Arbeitswerkzeuge mit Bedacht
Es muss nicht immer das High-End-Programm sein, manchmal genügt auch die günstigere Alternative, die ohne teure Lizenzen auskommt. Scannen Sie daher den Markt nach OpenSoftware, die für Sie infrage kommt. Vielleicht genügt auch schon ein kleineres Programmpaket oder zunächst eine Testversion, um zu schauen, ob die Software überhaupt das Richtige für Ihre Belange ist.
Apropos Software: Entwickeln Sie Automatismen im Umgang mit den Programmen und vereinfachen Sie Arbeitsabläufe, wo Sie nur können. Haben Sie schon einmal von Word Makros und Excel Makros gehört? Damit verkürzen Sie wiederkehrende Arbeitsanläufe, sparen Zeit und Geld.
Eine weitere Möglichkeit: Vielleicht hilft es Ihnen auch, von einem externen Dienstleister eine Vorlage erstellen zu lassen, die Sie immer wieder verwenden können. Dann entstehen Ihnen nur einmal Kosten für das Dokument, das Sie anschließend selbst befüllen und bearbeiten können.
4. Sparen Sie Übersetzungskosten bei Ihrer Technischen Dokumentation
Eine konsistente, lesbare und brauchbare Dokumentation ist der Schlüssel zum Erfolg. Halten Sie es so einfach und verständlich wie möglich, beschreiben Sie kurz und prägnant, vermeiden Sie Füllwörter und Redundanzen.
Ist Ihre Technische Dokumentation in verschiedenen Sprachen geplant, dann lohnt sich außerdem ein Blick auf den Punkt Übersetzungskosten. Denn hier können Sie ordentlich sparen, wenn Sie es richtig anpacken – und zwar auch wieder: frühzeitig! Denn um Kosten beim Anleitungen übersetzen zu sparen, sollten Sie Folgendes beachten:
- Formulieren Sie bereits im Quelldokument kurz, prägnant und einfach.
- Vermeiden Sie Synonyme, Fachjargon und Humor, denn er funktioniert selten länderübergreifend.
- Schreiben Sie konsistent, um Ihren Translation Memory gering zu halten und Kosten zu sparen.
- Definieren Sie zu Beginn ein Set an Verben und Begriffen, um in der Übersetzung Missverständnisse zu vermeiden.
5. Erwägen Sie das Outsourcing Ihrer Technischen Kommunikation
Technische Kommunikation und Produktschulung fallen oft in eine Lücke zwischen Technik und Marketing. Technische Redakteure mit Branchenkenntnissen sind schwer zu finden und oft mit Projekten und Produkteinführungsfristen überlastet. Ziehen Sie daher auch in Erwägung, Ihre Technische Kommunikation auszulagern. Sollte es nicht darum gehen, Kosten zu reduzieren, statt sie in die Höhe zu treiben? Gut möglich, dass Ihnen diese Frage gerade durch den Kopf schießt. Und sie ist auch absolut berechtigt. Bevor Sie voreilige Schlüsse ziehen, stellen Sie sich bitte folgende Fragen:
- Riskieren Sie Verzögerungen in der Produktion, die wirtschaftliche Einbußen nach sich ziehen?
- Fehlen Ihnen die nötigen Ressourcen zur fortlaufenden Pflege vorhandener Dokumentation, die Bußgelder nach sich ziehen könnten?
- Lohnt ein zusätzlicher interner Technischer Redakteur nur zu Auftragsspitzen, ist aber im Normalbetrieb nicht nötig?
- Fehlt Ihnen bestimmtes Know-how in der Technischen Kommunikation, vor allem wenn es um aktuelle Trends geht?
Haben Sie eine oder mehrere Fragen mit „Ja“ beantwortet, dann rechnen Sie die entstehenden Kosten gegeneinander. Sind die finanziellen Einbußen für Ihr Unternehmen höher als die Kosten durch einen externen Dienstleister, dann sollten Sie sich fürs Outsourcing entscheiden.
Bedenken Sie aber auch hier: Je früher der externe Dienstleister mit im Boot ist, desto besser kann er kalkulieren. Und Sie selbst sind in der Position, möglicherweise nachzuverhandeln. Diesen Bonus haben Sie nicht, wenn Sie unter Zeitdruck stehen und schnellstmöglich Ihre Dokumentation benötigen.
Low Budget Kommunikation: Wer billig kauft, kauft zweimal?
Ja, diese Weisheit lässt sich auch auf die Technische Kommunikation beziehen. Daher sollten Sie immer bedenken: Mit einem kleinen Budget lässt sich durchaus arbeiten. Sie sollten aber nicht allein auf das Geld schauen. Denn dann laufen Sie Gefahr, nach kurzer Zeit wieder von vorne beginnen zu müssen, weil die Dokumentation fehlerhaft ist, nicht funktioniert oder Ihre Anwender sie nicht verstehen.
Die Frage nach dem Budget sollten Sie sich immer auch im Hinblick auf Ihr Produkt stellen. Sicher schreiben Sie eine Gebrauchsanleitung für eine Kaffeemaschine schnell mal selbst, während Sie für die Dokumentation einer großen CNC-Anlage im Maschinenbau lieber auf die Profis vertrauen sollten. Wägen Sie daher zu Beginn genau ab, wie groß Ihr Budget sein darf.
Stellen Sie eine aussagekräftige Planung an den Beginn Ihres Projekts und – noch ein letzter Tipp am Ende: Kommunizieren Sie! Wann und wo auch immer Sie die Möglichkeit haben, sprechen Sie im und mit dem Team – sei es im wöchentlichen Meeting oder zwischendurch an der Kaffeemaschine. Dies kostet Sie bestenfalls keine hohen Ausfallsummen, sondern lediglich einen Kaffee!
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