Eine ältere Dame in den USA steckt ihre Katze zum Trocknen in die Mikrowelle und erhält einen Schadenersatz in Millionenhöhe. Und das nur, weil der Hersteller keine Warnung herausgegeben hatte, dass Haustiere nicht in die Mikrowelle gehören. Auch wenn bis heute nicht sicher ist, ob es sich bei dieser Geschichte um eine wahre Begebenheit oder Legende handelt, zeigt es, welch absurde Fälle – vor allem in den Vereinigten Staaten von Amerika – aufgrund fehlender Sicherheitsinformationen immer wieder publik werden. Natürlich ist das ein Extremfall, aber dennoch unterstreicht es das Thema Sicherheitshinweise: Die Technische Dokumentation kommt nicht ohne sie aus.
Sicherheitshinweise und Technische Dokumentation – warum sie zwingend zusammengehören
Ob Betriebsanleitung, Gebrauchsanweisung oder Handbuch: Nicht nur die Erläuterungen rund um die erfolgreiche Nutzung eines Produktes sind ein wesentlicher Bestandteil, sondern insbesondere auch Ausführungen zu potenziellen Gefahrenquellen und Sicherheitsvorkehrungen. Jeder kennt die allseits bekannte Aufforderung im Zusammenhang mit Arzneimitteln: „Zu Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie Ihren Arzt oder Apotheker“.
Wie bei Medikamenten holt sich jeder in der Regel direkt Unterstützung und Antworten von Experten aus dem Gesundheitswesen – oder liest die Packungsbeilage. Bei der erstmaligen Nutzung von Waschmaschine oder Rasenmäher im eigenen Haushalt ist der Anwender dann auf sich allein gestellt. Somit kommt den Sicherheitshinweisen der Technischen Dokumentation eine enorme Bedeutung zu.
Wir haben fünf wesentliche Faktoren zusammengestellt, die Sie bei der Erstellung von Sicherheitshinweisen für die Technische Dokumentation unbedingt beachten sollten.
1. Worin unterscheiden sich Warn- und Sicherheitshinweise für die Technische Dokumentation?
Hinweise zum richtigen Gebrauch von Produkten sind gesetzlich vorgeschrieben. Doch bevor Sie sich überhaupt Gedanken über die Hinweise machen, die in der Anleitung auftauchen sollen, sollten Sie bereits die Klassifizierung der Informationen beachten. Sie werden oft als Synonyme verwendet und doch kommen ihnen unterschiedliche Bedeutungen zu: Sicherheitshinweise bzw. Warnhinweise. Doch wo liegt jetzt der Unterschied?
Sicherheitshinweise der Technischen Dokumentation stehen überwiegend separat in einem eigenen Kapitel. Sie beschreiben alle wesentlichen Aspekte zum sicheren Umgang mit dem Produkt. Allgemeine Gefährdungen sowie Handlungsempfehlungen, wie der Nutzer diese vermeiden kann werden generell dargestellt. Auch mögliche Konsequenzen und Folgen bei unsachgemäßem Gebrauch des Produktes werden thematisiert. Die Sicherheitshinweise beschreiben keine konkreten Handlungen.
Im Gegensatz dazu beziehen sich Warnhinweise auf spezifische Tätigkeiten und Handlungsmuster. Sicherheitsbezogene Informationen sind in einem detaillierten Bedienkontext platziert. Die bestehenden Risiken sind nur für einen bestimmten Schritt beim Gebrauch des Produktes aufgeführt. Denn die einzelnen Anweisungen sind hier von Bedeutung.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Sicherheits- als auch Warnhinweise teilweise auf dem Produkt aufzubringen. Jeder kennt den Aufkleber auf der Waschmaschine mit kurzen knappen Hinweisen. Das Ziel: Der Nutzer sollte jederzeit Zugang – zumindest zu einigen ausgewählten – Hinweisen erhalten. Diese Informationen können Sie sich dabei wie eine Art Label vorstellen.
2. Wie viele Sicherheitshinweise müssen in die Technische Dokumentation?
Ist mehr wirklich immer mehr? Nicht nur die Hinweise selbst, sondern auch die Anzahl dieser ist sehr wichtig. Je nach Produkt, müssen sie ihre Zielgruppe im Blick haben. Stellen Sie sich die Frage: Wie viele Hinweise sind für Ihre Anwender zumutbar? Ein Elektriker, der tagtäglich im Umgang mit Elektrotechnik und Elektronik ist, braucht keinen Hinweis wie gefährlich ein offener Stromkreis ist.
Daher lohnt es sich, genau zu prüfen, welche Sicherheitshinweise in der Technischen Dokumentation wirklich notwendig sind. Sie sollten präzise und nicht zu komplex formuliert sein. Selbstverständlich dürfen Sie keine wesentlichen Aspekte weglassen. Es geht darum, den Anwender zu schützen und ebenso dafür Sorge zu tragen, dass Sie als Produzent Ihr eigenes Haftungsrisiko auf ein Minimum reduzieren.
Bei aller rechtlichen Absicherung schrecken zu viele Informationen den Nutzer ab. Denn das Risiko besteht, dass er das Produkt für so gefährlich hält, dass er verunsichert ist und es am Ende nicht nutzt. Wichtig ist es, Hinweise dort aufzuführen, wenn der Anwender nicht mit der Gefahr rechnet oder die Gefahr überhaupt nicht kennt.
3. Wann benötigen Sie eine Risikobeurteilung?
Die Betriebsanleitung ist immer ein Teil im Sicherheitskonstrukt des CE-Verfahrens. Wenn Sie als Produzent keine angemessenen und ausreichenden Schutzmaßnahmen ergreifen können, um ein vollständiges Risiko für den Nutzer auszuschließen, müssen Sie eine Risikobeurteilung durchführen.
Bei einer notwendigen CE-Konformität von Waren und Gütern wird dabei eine Liste aller Gefährdungen zusammengestellt. Die Richtlinien geben an, welche Anweisungen nötig sind, um einen sicherheitsgerechten Umgang zu garantieren.
Schon während der Produktion entwickeln die Hersteller im Zuge der CE-Kennzeichnung eine Risikoanalyse. Dort arbeiten Sie potenzielle Gefahren und Risiken heraus und legen fest, welche Empfehlungen an welcher Stelle ausgesprochen werden müssen. Denn auch wenn Sie das Produkt mit größter Sorgfalt entwickeln, können Sie ein Restrisiko für die Anwender oft nicht ausschließen.
4. Nutzen Sie das SAFE-Prinzip für Sicherheitshinweise!
Die sogenannte SAFE-Methode ist ein vordefiniertes Verfahren, um Sicherheitshinweise strukturiert und systematisch darzustellen.
S – Signalwort, was die Schwere der Gefahr verdeutlicht. Diese Signalwörter sind: Gefahr, Warnung, Vorsicht und Hinweis. Auch aus dem englischen Sprachgebrauch sind sie bei uns bekannt: Danger, Warning, Caution und Notice.
A – Art und Quelle der Gefährdung. Hierbei werden kurz und prägnant der Typ sowie der Ursprung der Gefahr aufgeführt. Ein Beispiel: „Verbrennungsgefahr durch hohe Temperaturen“.
F – Folgen bei Missachtung der Gefahr. Ob für die eigene Person, die Mitmenschen oder die Umwelt – die Konsequenzen bei Nichtbeachtung der Hinweise werden hier direkt benannt. Beispiel: „Sie können schwere Verbrennungen auf der Haut davontragen“.
E – Entkommen (Maßnahmen zur Abwehr der Gefahr). Das Entkommen beinhaltet wirksame Methoden bzw. explizite Empfehlungen, um Gefahren gezielt auszuschließen. Ein Beispiel: „Tragen Sie Schutzkleidung!“
5. Wie stellen Sie Sicherheitshinweise für die Technische Dokumentation richtig dar?
Die Gestaltung von Sicherheits- und Warnhinweisen unterliegt der Norm IEC/IEEE 82079. Darin werden nicht nur die Inhalte vorgeschrieben, sondern auch die Stellen, wo die Informationen platziert werden sollen. Durch die Instruktionspflicht sind die Hersteller verpflichtet, dem Nutzer konkrete Hinweise mit an die Hand zu geben. Aber auch hier gibt es vielfältige Möglichkeiten und Vorschriften, um Textwüsten zu vermeiden.
Was in den USA dank des American National Standards Institute festgelegt ist, entspricht in Deutschland dem Deutschen Institut für Normung. Herausgegeben wird hierbei das Prinzip zur Darstellung von Sicherheits- und Unfallverhütungsinformationen. Beispielsweise werden Warnhinweiskasten grafisch abgegrenzt und stehen unmittelbar vor den Handlungsanweisungen. Diese sind sehr aufmerksamkeitsstark und ziehen den Blick der Leser auf sich.
Hinweise zwischen den Anweisungen, sind dagegen eher störend, da sie den Lesefluss unterbrechen. Ähnlich wie beim Lesen eines Artikels, neigt der Nutzer eher dazu, die Informationen zu überspringen wie bei einer Werbung.
Die Signalwörter selbst sind bestimmten Farben zugeordnet, um sofort entsprechende Verbote und Gebote zu erkennen:
- Bei „Gefahr“ droht laut Klassifizierung die höchste Gefahr, wenn Hinweise nicht beachten werden. Hier kommt daher die Farbe Rot zum Einsatz.
- Bei dem Wort „Warnung“ droht hohe Gefahr, die Farbe Orange wird bei der Darstellung genutzt.
- Die Farbe Gelb wird in Zusammenhang mit dem Signalwort „Vorsicht“ verwendet, denn hier besteht eine Gefahr, wenn die Empfehlungen der Hersteller ignoriert werden.
- Bei dem etwas neutraleren Signalwort „Hinweis“ arbeiten die Verantwortlichen mit der Farbe Blau. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Hinweise wahrnehmbar sein müssen – sie sollen auch in einer Flut an Informationen auffallen.
Fazit: Guter Rat kann Leben retten
Schlussfolgernd lässt sich sagen, dass es eine Vielzahl an Vorgaben und gesetzlichen Richtlinien gibt, um die Sicherheitshinweise der Technischen Dokumentation für jeden frei zugänglich und verständlich zu machen. Ob Farben, Signalwörter oder die Anzahl an Informationen – seien Sie sich stets bewusst, welche Verantwortung mit den Sicherheitsmaßnahmen für Ihr Produkt verbunden ist. Damit Ihr Kunde später nicht „rot sieht“, holen Sie sich Experten an Ihre Seite, die Sie bei der Erstellung unterstützen.
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